第一章 总则

第一条  为进一步规范学院学生资助管理工作，加强学生资助工作的档案管理，特制定本办法。

第二条  本办法所称学生资助档案是指学生资助部门在办理学生资助业务过程中，直接形成的对上级主管部门和社会具有保存和利用价值的各种专业性文件材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条  归档的文件材料必须按年度归档（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本办法的规定，分别归档。

第四条  学生资助部门应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、归档、保管等学生资助业务材料，确定归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。学生资助档案应使用专用铁皮柜保管。

第五条  承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时归档。工作变动时应将经办的文件材料向交接人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

 

第二章 档案管理机构人员及职责

第六条  学院学生资助档案管理工作由学生资助管理中心具体实施，专人负责。各二级学院安排专人负责本部门学生资助工作档案管理工作。

第七条  学院学生资助管理中心全面负责全校学生资助工作档案的归档、保存、利用等工作；帮助、指导和检查各二级学院进行学生资助档案管理工作。

第八条  各二级学院按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本部门的学生资助档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级部门其他政策。

 

第三章 归档范围

第九条  学院学生资助管理中心归档材料：

（一）生源地信用助学贷款相关材料；

（二）家庭经济困难学生认定相关材料；

（三）国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金相关评审、公示材料；

（四）建档立卡等重点资助对象相关材料；

（五）绿色通道相关材料；

（六）勤工助学相关材料；

（七）学费减免及临时困难补助相关材料；

（八）资助宣传及育人活动的文字、照片、录音、录像等相关材料；

（九）专项检查、绩效评估等重大检查活动的文字、照片、录音、录像等相关材料；

（十）学院资助工作各种工作计划与总结、管理制度、重要发文等相关材料；

（十一）其他有保存价值的资助工作材料。

第十条  二级学院归档材料：

（一）家庭经济困难学生认定评审等相关材料；

（二）国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金相关评审、公示材料；

（三）建档立卡等重点资助对象相关材料；

（四）绿色通道相关材料；

（五）勤工助学相关材料；

（六）学费减免及临时困难补助相关材料；

（七）资助宣传及育人活动的文字、照片、录音、录像等相关材料；

（八）专项检查、绩效评估等重大检查活动的文字、照片、录音、录像等相关材料；

（九）部门资助工作各工作计划与总结、管理制度等相关材料；

（十）其他有保存价值的资助工作材料。

 

第四章 档案归档

第十一条  我校学生资助工作档案采取学校、二级学院两级管理模式，各二级学院都要建立健全档案的归档、调阅制度。档案外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

第十二条  归档时间要求：按学年进行整理归档，在每年6月前完成上学年的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

 

第五章 附则

第十三条  本办法由学生工作处负责解释。

第十四条  本办法自发布之日起实施。